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Automatisierung für Betriebe und Vereine in Jena
Viele Arbeitsschritte im Büro folgen immer denselben Regeln: eine Anfrage übertragen, einen Beleg weiterleiten, eine Erinnerung schicken. Eine Automatisierung übernimmt diese Schritte in den Programmen, die Sie schon nutzen. Ihr Team gewinnt Zeit, und es geht weniger verloren.
Kostenloses Erstgespräch →Feste Ansprechpartner: Alexander Kniep und Julian Ondrusek, Lutherstraße 100, Jena.
Typische Beispiele
Anfragen
Eine Anfrage kommt per Formular oder E-Mail. Sie wird geprüft, in der Kundenverwaltung angelegt und der zuständigen Person zugewiesen, die eine Benachrichtigung bekommt.
Rechnungseingang
Rechnungen im Postfach werden ausgelesen, Pflichtangaben geprüft und an die Buchhaltung übergeben. Was nicht passt, landet zur Prüfung bei einem Menschen.
Dokumente
Angebote, Verträge oder Auftragsbestätigungen entstehen aus Ihren Vorlagen und den Daten, die ohnehin schon im System stehen.
Vereine und Träger
Ein Mitgliedsantrag kommt online an, landet in der Mitgliederliste und löst eine Begrüßungs-E-Mail aus. Teilnehmerlisten, Erinnerungen und Wochenzahlen entstehen ohne Nacharbeit.
Wir arbeiten mit E-Mail, Kalender, Kundenverwaltung (CRM), Buchhaltung, Tabellen oder Shop. KI setzen wir nur ein, wenn Texte oder Dokumente verstanden werden müssen, etwa beim Auslesen einer Rechnung.
Preise
Einmalige Festpreise inkl. 19 % USt., netto für Geschäftskunden in Klammern. Den genauen Festpreis nennen wir nach dem Erstgespräch.
Einzelne Automatisierung
ab €2.290 (netto €1.924)
Typischerweise ein Auslöser und bis zu 2 Programme mit dokumentierter Schnittstelle.
Mehrstufiger Ablauf
ab €5.890 (netto €4.950)
Mehrere Programme, Prüfregeln, ein Freigabeschritt für Ihr Team und auf Wunsch ein KI-Schritt zum Auslesen von Dokumenten.
Betreuung
ab €99/Monat (netto €83)
Optional: Überwachung, Fehlerbenachrichtigung und Anpassung, wenn sich ein angebundenes Programm ändert. 12 Monate Mindestlaufzeit, danach monatlich kündbar.
Sehr umfangreiche Abläufe behandeln wir wie individuelle Software. Lizenzen der genutzten Programme zahlen Sie direkt beim Anbieter.
So gehen wir vor
Ablauf verstehen
Im kostenlosen Erstgespräch gehen wir einen echten Fall durch: Wer macht heute was, in welchem Programm, und wo hakt es?
Ablaufskizze
Sie bekommen eine Skizze des automatisierten Ablaufs mit allen Regeln und Ausnahmen. Fehlt einem Programm eine Schnittstelle, erfahren Sie das vor dem Angebot.
Umsetzen und testen
Wir testen mit echten Beispielfällen aus Ihrem Alltag, auch mit den unangenehmen Sonderfällen.
Einweisung und Übergabe
Dokumentation, Protokoll und Fehlerbenachrichtigung sind immer enthalten. Ihr Team weiß, was im Hintergrund passiert.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn etwas schiefgeht?
Jede Automatisierung schreibt ein Protokoll und meldet Fehler sofort an eine festgelegte Person. Fälle, die nicht in die Regeln passen, werden nicht geraten, sondern einem Menschen vorgelegt.
Müssen wir neue Software kaufen?
In der Regel nicht. Wir verbinden die Programme, die Sie schon haben. Nur wenn ein Programm keine Schnittstelle bietet, besprechen wir Alternativen, bevor Kosten entstehen.
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Rechnen Sie grob: Wie oft im Monat fällt der Arbeitsschritt an, und wie lange dauert er? Schon wenige Stunden im Monat summieren sich über ein Jahr. Im Erstgespräch rechnen wir das gemeinsam durch, auch wenn das Ergebnis „lohnt sich nicht“ heißt.
Wo liegen unsere Daten?
Das klären wir vor der Umsetzung: welche Daten durch die Automatisierung laufen, wo sie verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert bleiben. Wir nehmen nur so viele Daten wie nötig.